8 dicas para realizar reuniões produtivas
Um dos vícios do mundo corporativo, e que você deve evitar em sua empresa, é o excesso de reuniões. Fazer reuniões é necessário no mundo dos negócios, pois são encontros organizados com o intuito de se discutir assuntos com pessoas envolvidas em determinado processo e tomar decisões.
Normalmente as reuniões são de até uma hora, têm um preâmbulo, depois o tópico principal é discutido e os participantes discorrem sobre o tema com suas opiniões, até se chegar a uma conclusão. Reuniões produtivas podem ser feitas até em 30 minutos ou menos, mas para isso todos os envolvidos devem ser objetivos e não buscar um motivo para tratar de outros assuntos alheios ao tópico da reunião.
Abaixo, 8 dicas (preciosas) que vão te ajudar a realizar reuniões ainda mais produtivas:
• Defina um horário para o início e o fim da reunião
• Defina o objetivo da reunião e o que se buscará de resultado ao final
• Defina antecipadamente e envie a todos os participantes a agenda do que será discutido na reunião e o papel de cada participante
• Evite reuniões com mais de seis pessoas. O processo se tornará moroso e a reunião passará a ser mais uma plenária e não um ambiente para tomada de decisões objetivas
• Se você propôs a reunião, assuma a liderança do encontro e não permita conversas paralelas ou desvio de foco
• Solicite a todos os participantes para desligarem celulares e demais aparelhos de comunicação para ficarem atentos à reunião
• Ao final da reunião, faça um resumo das decisões tomadas ou solicite a alguém para fazê-lo
• Sistematize esse resumo em forma de ata (objetiva) e envie a todos os participantes, com as principais decisões tomadas na reunião e os próximos passos, prazos, responsáveis etc.
Fonte: economia uol